Você já se perguntou quanto tempo leva para montar um escritório do zero? O prazo depende do tamanho do espaço, das reformas necessárias, da compra de equipamentos e das exigências para funcionamento. Mas um escritório próprio pode exigir de várias semanas a alguns meses até estar pronto para operar. 

Para empresas que precisam começar rapidamente, utilizar um coworking ou escritório equipado pode eliminar boa parte da espera pela montagem da estrutura física.

Pontos-chave

• Montar um escritório próprio envolve etapas como escolher o imóvel, formalizar o contrato, organizar a infraestrutura e preparar o ambiente de trabalho.
• Reformas, instalações de internet, entrega de móveis e adequações do imóvel podem ampliar o prazo de implantação.
• A liberação para funcionamento depende da atividade exercida e das exigências aplicáveis ao endereço e ao município.
• Um escritório equipado reduz a necessidade de coordenar obras, comprar mobiliário e instalar toda a infraestrutura por conta própria.
• Coworkings e business centers permitem contratar espaços conforme a necessidade, sem necessariamente assumir um escritório convencional.
• O atraso na implantação pode adiar reuniões presenciais, a organização da equipe e o início de determinadas operações.
• A Citius oferece escritórios equipados, coworking e salas para reuniões e treinamentos no Porto Maravilha, no Rio de Janeiro. 

Quanto tempo leva para montar um escritório próprio?

Não existe um prazo universal para montar um escritório do zero. Um espaço pequeno que já esteja em boas condições pode exigir poucas semanas de preparação, enquanto um imóvel que precise de reforma, instalações e adequações pode levar meses para ficar pronto.

O cronograma também depende de fatores que nem sempre estão sob controle da empresa, como disponibilidade de prestadores, entrega de móveis, condições do imóvel e eventuais autorizações. 

Por isso, é importante considerar não apenas o tempo de montagem, mas também as etapas anteriores ao início das atividades.

Quais são as etapas e os prazos envolvidos?

A tabela abaixo apresenta estimativas para planejamento, não médias oficiais. Os períodos podem variar e algumas etapas podem ocorrer simultaneamente:

Escritório próprio	Coworking ou escritório virtual
Alto investimento inicial	Baixo investimento inicial
Contratos longos de aluguel	Contratos flexíveis
Compra de móveis e equipamentos	Estrutura pronta para uso
Custos próprios de internet e TI	Infraestrutura compartilhada
Recepção contratada pela empresa	Atendimento incluso conforme o plano
Salas frequentemente ociosas	Uso conforme a necessidade

Esses prazos não devem ser simplesmente somados, porque algumas tarefas podem acontecer em paralelo, como dito anteriormente. Ainda assim, a tabela mostra como a dependência de diferentes fornecedores e etapas pode prolongar a implantação.

A parte burocrática exige atenção. Segundo o Governo Federal, no serviço de inscrição no CNPJ, a legalização pode envolver consulta de viabilidade e obtenção de licenças, conforme o caso. 

A página informa o prazo de até 30 dias corridos para a etapa de licenças de funcionamento, quando aplicável. Isso não significa que toda empresa precise esperar esse período, pois as exigências variam de acordo com a atividade e a localidade.

Como começar a trabalhar mais rápido sem montar um escritório do zero?

A alternativa mais direta é contratar uma estrutura corporativa que já esteja preparada para uso. Em vez de coordenar reformas, mobiliário, instalações e manutenção, a empresa utiliza um espaço equipado e concentra seus esforços na própria operação.

A escolha depende da necessidade:

• Coworking: indicado para profissionais e equipes que precisam de uma estação de trabalho em ambiente compartilhado.
• Escritório equipado: adequado para empresas que precisam de uma sala privativa sem organizar toda a infraestrutura por conta própria.
• Escritório virtual: opção para quem precisa de serviços como endereço comercial ou fiscal, conforme o plano contratado, sem ocupar permanentemente um escritório físico.
• Sala de reunião: útil para encontros presenciais, apresentações e negociações pontuais, sem manter uma sala exclusiva.

Essas modalidades atendem necessidades diferentes. Antes de contratar, vale confirmar quais recursos estão incluídos, a disponibilidade para uso e as condições de acesso.

Quanto custa o atraso na implantação de um escritório?

O atraso pode representar mais do que o adiamento da mudança para um novo endereço. 

Dependendo do negócio, ele pode postergar o início de uma operação presencial, dificultar a integração de uma equipe ou exigir soluções temporárias para atender clientes.

Imagine uma empresa que contrata funcionários para começar em uma data específica, mas ainda não dispõe de internet, mobiliário ou espaço adequado. 

Além do possível custo com a estrutura temporária, a equipe pode enfrentar dificuldades para executar as atividades previstas.

Para avaliar esse impacto, considere três fatores:

• Custos de espera: despesas que continuam existindo enquanto o espaço não está operacional.

• Adaptações temporárias: gastos com salas avulsas, equipamentos provisórios ou outros recursos necessários durante a espera.

• Oportunidades adiadas: reuniões, atendimentos e atividades comerciais que dependem da estrutura física.

Não é possível atribuir um valor universal a esses custos. A estimativa deve considerar a realidade financeira e operacional de cada empresa. 

Comparar o investimento em um escritório próprio com o preço de uma estrutura pronta ajuda a avaliar se a economia inicial compensa o tempo necessário para implantação.

FAQ

1. Quanto tempo leva para abrir uma empresa?

O prazo varia conforme a atividade, a localidade e as etapas de registro e licenciamento. O Governo Federal informa que o tempo estimado para a inscrição no CNPJ é, em média, de 24 horas, mas esse prazo não representa necessariamente o tempo total para legalizar e preparar toda a operação.

2. Dá para começar a trabalhar no mesmo dia em um coworking?

Pode ser possível quando há disponibilidade e a contratação permite o uso imediato. Confirme previamente as condições de acesso, os serviços incluídos e a necessidade de agendamento.

3. É mais rápido alugar um escritório equipado ou montar um próprio?

Em geral, um escritório equipado reduz o tempo de preparação física porque já dispõe de uma estrutura instalada. O prazo efetivo depende da disponibilidade do espaço, das condições contratuais e das necessidades específicas da empresa.

4. Um escritório virtual substitui um escritório físico?

Depende da operação. O escritório virtual pode atender necessidades de endereço comercial, endereço fiscal e serviços administrativos, mas não substitui um espaço físico quando a atividade exige presença, atendimento presencial ou instalações específicas.

5. Preciso de alvará para começar a trabalhar em um escritório?

Depende da atividade, do município e das regras aplicáveis ao estabelecimento. Algumas atividades podem ser dispensadas de licenças, mas a dispensa não elimina a obrigação de cumprir os requisitos legais pertinentes. Verifique a situação antes de iniciar a operação.

Citius | Comece sua operação sem esperar pela montagem de um escritório

A Citius Coworking & Business Center oferece coworking, escritórios equipados, escritórios virtuais, endereço fiscal e comercial, além de salas de reunião e treinamento. 

Localizada no 20º andar do Edifício Rio Paraná, no Porto Maravilha, no Centro do Rio de Janeiro, a empresa reúne diferentes soluções corporativas em uma localização próxima ao metrô, ao VLT e às barcas.

Para empresas que desejam reduzir o tempo dedicado à implantação de um espaço próprio, contratar uma estrutura pronta pode simplificar o início das atividades e evitar etapas que não são essenciais à operação.

Conheça as soluções da Citius e encontre a estrutura adequada para começar a trabalhar sem precisar montar um escritório do zero!