A tecnologia é algo que facilita bastante a vida dos empreendedores e permite que os profissionais deem andamento em seus negócios mesmo que remotamente.

A possibilidade de fazer uma reunião via Skype a qualquer momento é uma vantagem interessante, principalmente para empresas que não possuem um espaço físico.

Porém, é claro que contar com uma estrutura presencial é fundamental para passar credibilidade e profissionalismo aos clientes. E é por isso que existem os espaços de coworking e escritório virtual.

Entretanto, quando o assunto a ser tratado é simples, ou é necessário reunir pessoas que estão distantes geograficamente, a reunião via Skype passa a ser uma ótima alternativa.

Se você costuma conduzir reuniões via Skype e deseja torná-las mais focadas e produtivas, confira as 6 dicas a seguir!

1. Agende sua reunião usando o Outlook

As ferramentas estão aí para nos ajudar, e o Outlook é uma delas. Se você e sua equipe já utilizam esse recurso para trocar e-mails e outras funções, saiba que você também pode usá-lo para agendar sua reunião via Skype.

Dessa maneira, todos os participantes adicionados por você receberão o convite, podendo aceitá-lo ou não, e serão notificados com os alertas sobre o evento, de acordo com as configurações feitas por você.

2. Tenha papel e caneta à mão

Mesmo que você use o bloco de notas do computador, ou escreva bastante no smartphone, pode ser que você precise fazer anotações de maneira mais rápida durante a reunião.

Nesse ponto, o velho (mas extremamente útil) hábito de ter papel e caneta à mão vai evitar que você precise parar a reunião, ou, então, deixe de prestar atenção em algo importante.

3. Cheque os equipamentos com a sua equipe

Quando convidar os participantes para a reunião, lembre de pedir para que todos verifiquem e testem seus equipamentos cerca de duas horas antes da reunião.

Assim, os convidados terão tempo de solucionar possíveis problemas de conexão, áudio e vídeo, sem prejudicar o horário de início da conferência. Faça o mesmo você também!

4. Deixe todos os arquivos necessários abertos

Planejar a pauta da reunião é fundamental, mas isso todo mundo sabe. Porém, o que muitos esquecem, quando se trata de uma reunião via Skype, é que provavelmente alguns arquivos serão necessários durante o encontro virtual.

Portanto, para evitar problemas técnicos, como lentidão para carregar materiais e formatos incompatíveis, o indicado é testar e já deixar todos os documentos e imagens que serão utilizados abertos ou em uma pasta de fácil acesso.

Essa atitude simples vai economizar bons minutos da sua reunião!

5. Estabeleça o tempo de reunião antes de começar

O fato de uma reunião ser longa não quer dizer que ela seja produtiva. Pelo contrário, muitas vezes, os encontros acabam se estendendo tanto que desperdiçam o tempo em que os profissionais poderiam estar realizando outras atividades.

Isso gera desmotivação, já que as pessoas pensam que estão perdendo tempo enquanto abordam temas repetidos ou que não precisam da presença de todos para serem discutidos.

Quando a reunião é feita via Skype, é preciso tomar ainda mais cuidado com a questão do tempo, pois as pessoas estão mais sujeitas à distração.

Por isso, estabeleça a duração máxima do encontro antes de ele começar e a informe a todos os participantes. Assim, as pessoas poderão controlar as suas falas, respeitando o limite da conferência.

6. Utilize a câmera e o compartilhamento de tela

Nem sempre é possível que todos os participantes apareçam na câmera, mas cabe a quem está conduzindo a reunião sugerir que todos ativem esse recurso.

Durante uma reunião virtual, muitas vezes, fica difícil distinguir quem está falando e até mesmo saber o tom exato. As conferências em vídeo evitam essas falhas de comunicação e tornam a participação de todos mais efetiva.

Outra ferramenta que você pode utilizar é o compartilhamento de tela, quando for expor dados, planilhas, imagens ou qualquer outro tipo de documento.

Isso vai facilitar o entendimento de todos e evita que os convidados se distraiam ao ter que abrir arquivos durante a sua fala.

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