O que você precisa considerar antes de contratar um escritório virtual

Contratar um escritório virtual implica uma grande redução de custos para a sua empresa. Isso porque os gastos com um endereço virtual são, em média, de 60% a 70% menores do que os de um endereço físico. Para pequenas empresas, contar com um escritório virtual pode ser a chave para ganhar mais credibilidade no mercado e gerar mais vendas.

Com a utilização do serviço, o empresário contará com um endereço fiscal para lidar com a burocracia e um local privilegiado, por um preço bem acessível, para realizar as reuniões com futuros clientes.

Contudo, é preciso levar em consideração pontos importantes e tomar alguns cuidados para não ter prejuízos futuros.

Veja, a seguir, 7 fatores que devem ser considerados antes de contratar um escritório virtual. Boa leitura!

1. Necessidades da empresa

Confira os detalhes dos planos oferecidos e escolha o que melhor atender às necessidades de sua empresa.

Algumas opções permitem que o seu negócio utilize serviços como impressões, fax e recebimento de correspondência. Já outros planos cobrem apenas a utilização de sala para reuniões e atividades sob agendamento de horário.

2. Localização e estrutura

Uma das maiores vantagens do escritório virtual é a possibilidade de contratar um ponto em uma área nobre, sem a necessidade de realizar um alto investimento. A localização do escritório será um diferencial que, certamente, pode dar mais credibilidade ao seu negócio.

Ele deve ser de fácil acesso e, preferencialmente, localizado em uma região que facilite o atendimento ao público-alvo de sua empresa.

3. Atendimento oferecido ao contratar um escritório virtual

O atendimento oferecido aos seus clientes é um dos fatores que devem ser levados em consideração. Um atendimento bem realizado é capaz de fidelizar um cliente, criando um diferencial para o seu negócio. Preze por empresas que sejam conhecidas pela qualidade de seu suporte.

4. Obrigações fiscais

É necessário conferir se o escritório a ser alugado está com as obrigações fiscais em dia. Para se certificar, o empresário pode pesquisar em sites como a Secretária de Fazenda (Sefaz) e Receita Federal. Isso evita com que o empreendedor corra o risco de ter futuras dores de cabeça.

5. Verifique se o imóvel é propriedade da empresa

Não é incomum alugar um escritório virtual em um imóvel que não pertence à empresa que o alugou. Nesse cenário, o empresário terá prejuízo alterando o contrato social da empresa, caso o proprietário do lugar queira o espaço de volta.

Contrate apenas o serviço de uma empresa que seja proprietária da sala que está alugando.

6. Discrição no atendimento realizado

Os clientes de sua empresa não precisam saber, necessariamente, que aquele escritório não é propriedade da companhia — a menos que você deseje. Por isso, é muito importante contar com empresas que prestam um atendimento discreto, respeitando as necessidades do empresário.

7. Tamanho da estrutura

A ideia de um escritório virtual é simular para o cliente a sensação de que ele, de fato, está no escritório de sua empresa. Para isso, o espaço tem que representar a realidade da organização. Pontos grandes demais para pequenas empresas podem parecer estranhos aos olhos do cliente, por exemplo.

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